Vers une organisation bilingue

Un guide et une source d'outils pratiques pour vous aider à offrir des services en français et en anglais
Avantages d’une organisation bilingue
Planification et mise en œuvre
Stratégies gagnantes pour un bilinguisme au quotidien
Étapes de suivi
Trousse d’information supplémentaire

Un guide et une source d'outils pratiques pour vous aider à offrir des services en français et en anglais

Offrir des services bilingues, c'est payant. Bien qu'il n'existe pas de formule magique pour rendre votre organisation bilingue, ce guide fournit de l'information utile qui saura guider votre organisation au cours du processus de changement. Comme tout autre processus de changement, la mise en place doit s'adapter à la situation et aux besoins particuliers de votre organisation, se faire graduellement et, surtout, être régulièrement suivie. 

Ce guide offre des outils et des stratégies aux organisations qui désirent favoriser une nouvelle culture organisationnelle bilingue et à celles qui veulent améliorer leur offre de services dans les deux langues officielles du Canada. Le contenu est assez général pour pouvoir s'adapter aux organisations des secteurs privé, public et bénévole. 

Outils, ressources et liens

Tout au long de ce guide, vous trouverez des références à des informations complémentaires et des outils qui ne sont pas encore disponibles en ligne - il suffit de communiquer avec nous pour recevoir la trousse d'information supplémentaire. La trousse contiendra aussi une liste des liens utiles et des références que votre organisation peut utiliser pour se constituer sa propre banque de ressources.

Pratiques exemplaires

Des organisations de partout au Canada ont fait part des leçons qu'elles ont apprises en offrant des services en français et en anglais. Vous les obtiendrez dans la trousse d'information supplémentaire, afin que vous puissiez obtenir des idées d'autres organisations comme la vôtre. En échange, nous vous invitons à partager vos expériences ou des pratiques exemplaires en complétant le formulaire pour soumettre une pratique exemplaire.

Avantages d'une organisation bilingue

Équité et excellence des services

En 2006, il n'y a jamais eu autant de Canadiens bilingues dans l'histoire du Canada. Pour un nombre croissant de Canadiennes et de Canadiens, le bilinguisme est devenu non seulement un atout individuel mais aussi un élément important de leur identité nationale. Fiers et conscients de cette diversité, dans un souci d'équité et de qualité des services offerts, de nombreux organismes et entreprises souhaitent désormais poursuivre leurs activités dans les deux langues officielles.

Pour mieux connaître le profil linguistique des communautés que vous desservez, consultez l'Atlas du Canada!

Bénéfices et retombées

En plus d'afficher ouvertement votre reconnaissance d'un Canada bilingue dans les faits et dans l'action, offrir des services dans les deux langues officielles donne de nombreux avantages concurrentiels à votre organisation. Votre nouveau positionnement vous permettra,

  • d'atteindre un plus large segment de votre clientèle cible,
  • vous permettre d'augmenter le nombre de vos membres,
  • d'offrir de meilleurs services, et
  • d'avoir accès à de nouvelles sources de financement et à de nouveaux commanditaires.

Même si l'implantation du bilinguisme demande temps et efforts à votre organisation, communiquer dans la langue préférée de vos clients est toujours rentable.

Saviez-vous que...

  • La francophonie canadienne occupe le deuxième rang au monde après la France. Elle est plus importante que celles de la Suisse et de la Belgique réunies.
  • Le nombre de francophones hors-Québec équivaut à l'entière population d'une province comme la Saskatchewan, le Nouveau-Brunswick ou la Nouvelle-Écosse.
  • Près d'un Canadien sur quatre est de langue maternelle française et près d'un Canadien sur trois parle français.
  • Parmi les Canadiens qui parlent français, 1,6 million sont d'origine autre que française ou anglaise.

Planification et mise en œuvre

Une fois la décision prise d'offrir des services dans les deux langues officielles dans votre organisation, nous vous suggérons d'évaluer la situation initiale. Débuter en faisant une première évaluation qui vous aidera à préparer un plan d'action adapté aux besoins de votre organisation. Contactez-nous pour recevoir notre trousse d'information supplémentaire dans laquelle vous trouverez un outil de contrôle et d'évaluation ainsi que les éléments d'un plan d'action. Après quelques mois, vous pourrez compléter de nouveau ce questionnaire et vérifier les progrès réalisés par votre organisation en matière de bilinguisme.

Il n'existe pas de recette simple pour la mise en place de services bilingues, mais on peut identifier des paramètres communs auprès d'organisations qui ont réussi à le faire. Suite à leurs expériences, on a identifié principalement trois phases : la phase de planification, la phase de mise en œuvre et la phase de suivi.

La phase de planification consiste à sensibiliser les membres à l'implantation progressive de la prestation de services dans les deux langues officielles et à déterminer les ressources en place et nécessaires pour atteindre les objectifs que s'est fixés l'organisation.

La phase de mise en œuvre se caractérise par la mise en place de structures, de processus et d'activités axés sur l'accroissement et l'amélioration des services bilingues au sein de l'organisation.

Les clés du succès

  • Respectez la culture et les valeurs de votre organisation.
  • Les gestionnaires doivent se montrer rassurants et expliquer que c'est l'organisation qui devient bilingue, et non chaque membre ou employé.
  • Insistez sur le fait que la transition se fera progressivement, de manière souple et adaptée aux besoins de votre organisation.
  • Consultez vos employés sur la nouvelle orientation que vous avez décidé de prendre et encouragez-les à y participer dès le début. Ainsi, vous obtiendrez plus facilement leur soutien.
  • Partagez la responsabilité, vous êtes tous partenaires et chacun d'entre vous doit s'intéresser à cette nouvelle orientation.

Énoncés de politique linguistique et directives

Pour assurer l'usage quotidien du français et de l'anglais dans votre organisation et pour encourager cette implantation à long terme, il vous faudra établir des règles de conduite claires. Une politique linguistique manifestera clairement à vos employés, aux bénévoles et à votre clientèle que vous avez l'intention d'utiliser couramment le français et l'anglais dans votre organisation. Nos exemples de résolution concernant les langues officielles vous aideront à rédiger la politique linguistique qui reflétera les intentions de votre organisation

Une fois que vous aurez adopté une politique linguistique de services dans les deux langues officielles, il serait bon d'aller encore plus loin en établissant des directives à suivre pour les réunions, les activités, les postes bilingues, etc. Pour assurer un engagement à long terme de vos membres envers cette nouvelle orientation, ces directives devraient être inscrites dans le manuel de procédures de votre organisation. La trousse d'information supplémentaire vous propose des exemples d'énoncés de politique linguistique et une liste de directives que votre organisation pourrait utiliser ou modifier pour créer des directives adaptées aux besoins de votre organisation. Ces changements devraient être implantés en respectant les politiques et façons de faire de votre organisation.

Postes bilingues

La prestation de services dans les deux langues officielles signifie nécessairement que certains postes ou certains comités seront désignés «  bilingues ». Pour déterminer les exigences linguistiques d'un poste, vous devez identifier avec la direction le nombre, la nature et la fréquence des tâches devant être exécutées en français et en anglais.

La personne occupant le poste de réceptionniste devrait être tenue de parler couramment les deux langues pour communiquer avec les membres de l'organisation, de même qu'avec le grand public.

Cependant, la désignation de postes bilingues n'est pas l'unique option. L'organisation peut aussi mettre sur pied des équipes composées de personnes parlant français et de personnes parlant anglais qui garantiront, en tout temps, l'accès à des services bilingues.

La trousse d'information supplémentaire contient des outils pour la dotation bilingue qui vous aideront à déterminer des profils de postes bilingues et à rédiger les désignations bilingues pour les postes appropriés au sein de l'organisation.  Nous vous offrons aussi des suggestions pour vous aider à trouver et à recruter des individus qualifiés pour ces postes.

Les clés du succès

  • Faites en sorte que les exigences linguistiques correspondent bien aux tâches de chaque poste.
  • Assurez-vous que les exigences linguistiques sont indiquées dans la politique de recrutement.
  • Rassurez les employés unilingues; la politique ne signifie pas qu'ils perdront leur emploi ou qu'ils devront parler couramment l'autre langue.

Stratégies gagnantes pour un bilinguisme au quotidien

Le succès de la mise en place de services dans les deux langues officielles repose en grande partie sur la manière dont vous ferez la promotion de votre projet auprès des membres de l'organisation. Dès le dévoilement de votre politique linguistique, il est important de mettre en opération votre plan de communication afin de bien informer vos membres, employés et clients de vos intentions de les servir dans la langue de leur choix.

Le bilinguisme au quotidien de votre organisation, c'est d'abord offrir à vos membres la possibilité de communiquer et de participer aux activités dans la langue de leur choix. Songez à diverses suggestions pour aider le bilinguisme à s'enraciner et à prospérer au sein de votre organisation en consultant les nombreux outils pratiques que nous avons mis à votre disposition.

Promotion et communications

Afin de projeter une image claire d'une organisation bilingue, utilisez judicieusement les outils à votre disposition, comme les événements, les rencontres, les bulletins, les babillards, etc. Utilisez une signalisation bilingue pour annoncer que vos services sont offerts dans les deux langues. Répondez à la correspondance dans la langue de la demande.

Dépliant, site Web, présence dans les médias sociaux, bulletin, rapport annuel, matériel publicitaire, avis de convocation, quel que soit l'outil de communication, faites en sorte que la présentation choisie soit appropriée pour chaque public visé et reflète bien les intentions de l'organisation en matière de bilinguisme. Dès le départ, établissez des critères de qualité et des normes graphiques de présentation.

La trousse d'information supplémentaire fournit des conseils pour la rédaction et le formatage bilingues qui soulignent les pratiques qui aideront votre organisation à produire des documents de qualité dans les deux langues officielles. La section sur le formatage bilingue propose des choix de présentation pour l'utilisation des deux langues officielles dans les communications de votre organisation. Évaluez avec soin les avantages et inconvénients de chacune de ces options dans le contexte de votre organisation.

L'accueil de vos membres ou clients, que ce soit au téléphone ou en personne, est un premier contact très important. Lors de vos communications téléphoniques ou face à face, la capacité d'offrir à votre clientèle le choix d'utiliser l'anglais ou le français est un service de grande valeur.

Réception téléphonique

  • Répondez au téléphone dans les deux langues officielles.
  • Conservez une liste de « phrases clés » à portée de la main près du téléphone afin de   répondre aux appels.
  • Identifiez les personnes bilingues de votre organisation à qui les appels peuvent être référés.
  • Assurez-vous que la messagerie vocale est enregistrée dans les deux langues officielles.
  • Si votre organisation n'a pas de réceptionniste ou est incapable de combler ce poste avec une personne bilingue, songez à diriger les appels vers une messagerie vocale bilingue. Assurez-vous que tous les appels soient retournés par une personne préalablement identifiée possédant les capacités linguistiques nécessaires.

Réception face à face

  • Accueillez vos clients dans les deux langues officielles.
  • Si vous avez une aire de réception, songez à doter ce poste avec un employé bilingue.
  • Identifier des employés bilingues (par exemple, avec une affiche ou une épinglette).
  • Conservez une liste de vos employés bilingues à portée de la main.
  • Créez une atmosphère bilingue. Par exemple, assurez-vous que la documentation écrite qui se trouve dans l'aire de réception est disponible et affichée dans les deux langues officielles.
  • Assurez-vous de bien indiquer à votre clientèle que vous parlez les deux langues officielles.

La trousse d'information supplémentaire contient d'autres suggestions pour aider votre organisation à accueillir les clients dans les deux langues officielles, que ce soit au téléphone ou en personne.

Réunions et activités bilingues

Les réunions sont des lieux de rencontre et de communication particulièrement importants. Chacun devrait donc s'y sentir libre de participer aux échanges en français ou en anglais et même de passer d'une langue à l'autre, si tel est son choix.

Offrir des réunions bilingues, oui c'est possible. Il est cependant essentiel d'avoir un président de réunion et une équipe bien préparés. La téléconférence est une alternative aux rencontres en personne et peut également être tenue de façon bilingue. En plus des réunions quotidiennes, votre organisation pourrait organiser des réunions annuelles, des activités spéciales, des conférences, des webinaires ou d'autres événements virtuels où il est primordial de projeter une image bilingue de votre organisation. La trousse d'information supplémentaire vous fournira d'autres conseils au sujet de la planification et la tenue de réunions, d'activités et de téléconférences bilingues.

Réunions bilingues : étape par étape

Convocation
  • Vérifiez si la convocation et l'ordre du jour indiquent bien que la réunion se tiendra dans les deux langues officielles et que des arrangements ont été pris pour permettre aux unilingues de participer aux délibérations.
Ouverture
  • Employez les deux langues officielles dès le début et invitez les participants à se servir de la langue de leur choix. N'hésitez pas à nommer un co-président si vous ne vous sentez pas à l'aise dans les deux langues officielles.
  • Demandez aux participants s'ils comprennent les deux langues officielles. Si certains ont besoin d'aide, offrez-leur accès à un sommaire des éléments qui les concernent dans la langue de leur choix.
  • Rappelez aux participants que la présence de personnes unilingues n'empêche nullement une discussion bilingue.
Présentations et délibérations
  • Si cela devient nécessaire, faites appel aux participants qui appuient votre initiative et demandez-leur de parler dans la langue de la minorité.
  • Adressez-vous aux participants dans leur langue maternelle.
Clôture
  • Rappelez aux participants qu'ils peuvent rédiger les documents en français ou en anglais, à l'état d'ébauche ou à l'étape finale.
  • Si nécessaire, décidez quels documents doivent être traduits et quand.
  • Demandez aux participants de vous faire part de leurs commentaires.
  • Prenez note des suggestions et des moyens qui donnent de bons résultats; bref, dialoguez avec votre groupe.

Extrait de : La présidence des réunions : Comment tenir vos réunions avec succès dans les deux langues officielles, Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Une bonne idée : une semaine en anglais...une semaine en français!

Alternez les réunions hebdomadaires dans l'une ou l'autre langue officielle. À chaque semaine, tous les documents, y compris les exposés des participants, sont présentés dans la langue de la réunion. Au quotidien, cet effort encourage l'utilisation des deux langues officielles et accélère aussi la maîtrise de la langue seconde des employés.

Traduction et interprétation

Un traducteur est une personne qui traduit du texte écrit d'une langue à une autre. Un interprète est une personne qui traduit les propos d'un orateur en temps réel. Continuez à lire pour des conseils pratiques sur l'utilisation des services d'un traducteur ou interprète dans votre région. La trousse d'information supplémentaire contient d'autres renseignements qui vous aideront à vous préparer à sous-traiter des services de traduction ou d'interprétation.

Faire appel aux services d'un traducteur

Si le volume de documents de votre organisation ne justifie pas l'embauche d'un traducteur interne, vous pouvez utiliser les services d'un traducteur pigiste. Un traducteur agréé possède une connaissance approfondie de la langue et a complété une formation rigoureuse. Vous trouverez des traducteurs qui travaillent dans divers domaines, comme les sciences, la technologie, le droit, la santé, l'économie, etc. Ils s'assurent de la rigueur grammaticale de la traduction et de sa formulation appropriée à l'usage voulu. Si possible, choisissez un traducteur familier avec la terminologie de votre domaine. Envisagez de créer votre propre glossaire afin de garantir une utilisation cohérente de vos termes préférés.

Une fois que vous avez trouvé un traducteur, préparez-vous à répondre à ses questions et à poser vous-même quelques questions. Vous  obtiendrez des conseils additionnels et des considérations reliés aux coûts lorsque vous recevrez notre liste de vérification pour la traduction.

Faire appel aux services d'un interprète

L'interprétation permet à un orateur et aux autres participants d'utiliser la langue de leur choix. L'interprète doit se préparer à la conférence en fonction du sujet traité. Il existe deux types d'interprétation :

  • Simultanée : l'interprétation est faite à l'intention de tous les participants au moment même où le conférencier parle (ce qui implique l'utilisation d'équipement électronique).
  • Consécutive  : destinée à une personne ou à un petit groupe; l'interprète parle après l'orateur, généralement d'une voix douce ou « murmurée ».

Une fois que vous avez trouvé un interprète, préparez-vous à répondre à ses questions et à poser vous-même quelques questions. Notre liste de vérification pour l'interprétation sera utile pour vous guider dans le processus.

Pour trouver un traducteur ou un interprète

Visitez le site du Conseil des traducteurs, terminologues et interprètes du Canada. Vous pouvez consulter la liste des membres de votre association provinciale afin de trouver un traducteur ou interprète agréé qui répond à vos besoins précis.

Appui financier à la traduction et à l'interprétation

Lorsque vous présentez des demandes de financement, vous devez inclure tous les coûts reliés à l'exécution de votre projet en anglais et en français.

Le programme d'Appui à l'interprétation et à la traduction du ministère du Patrimoine canadien a pour but d'aider les organismes qui encouragent la participation des Canadiens et Canadiennes à des activités publiques dans les deux langues officielles ainsi que d'augmenter le nombre de documents disponibles dans les deux langues officielles. Pour en savoir plus, consultez le site Internet suivant :

Appui à l'interprétation et à la traduction - Patrimoine canadien.

Pour en savoir plus sur un programme semblable offert aux organismes sportifs et de loisirs provinciaux reconnus par le gouvernement du Nouveau-Brunswick, consultez l'adresse suivante :

Programme de traduction, Secrétariat à la Culture et au Sport - Nouveau-Brunswick

Apprentissage d'une langue seconde

La formation linguistique est une excellente façon d'améliorer la capacité de votre organisation à offrir des services dans les deux langues officielles. Il existe plusieurs façons pour une organisation d'aider ses employés à améliorer et à maintenir leurs compétences en langue seconde. En plus des programmes de langue formels, les employés peuvent aussi maintenir leurs compétences à l'aide de méthodes simples et informelles, comme regarder la télévision ou écouter les nouvelles en anglais à la radio. Lisez la suite pour voir quelles options de formation linguistique sont disponibles, ainsi que des conseils pratiques pour faciliter l'apprentissage des langues!

Formation linguistique

Il existe plusieurs façons d'apprendre ou de maintenir une langue seconde. La section qui suit examine diverses approches visant à développer ses compétences dans une langue seconde.

Plusieurs options de formation peuvent être envisagées :

  • Les cours de langue offerts à l'extérieur de l'organisation par les écoles de langues privées, les collèges, les universités et les commissions scolaires locales;
  • Les cours sur mesure offerts sur place;
  • Les cours autodidactes (Internet, programmes audio et vidéo, logiciels, etc.);
  • La formation à distance.

Si vous songez à établir un programme pour les employés de votre organisation, consultez notre liste de vérification pour la formation linguistique que vous trouverez dans la trousse d'information supplémentaire.

Augmentez l'attrait de votre programme avec :

  • des journées où l'on ne parle qu'une seule langue;
  • des déjeuners discussions;
  • des certificats, des lettres de félicitations, des prix;
  • des célébrations, des jeux, des événements spéciaux, etc.

Pratique de la langue

Maintenir vos compétences en langue seconde ne requiert pas nécessairement un programme linguistique formel. Il existe plusieurs façons de pratiquer une langue seconde. Écoutez des émissions de télévision, jouez à des jeux de lettres, ou même aller en vacances dans votre langue seconde. Dans notre trousse, nous offrons de nombreuses suggestions destinées aux gens qui voudraient améliorer leurs compétences en langue seconde.

Placement ou échange professionnel

Afin d'améliorer vos compétences langagières, songez à un placement au sein d'une organisation qui travaille dans l'autre langue officielle. Afin de vous assurer de la valeur de l'expérience professionnelle, choisissez une organisation comparable à la vôtre. Un échange réciproque de personnel ou de bénévoles entre organismes complémentaires peut aussi être une excellente option.

Ressources additionnelles

  • La banque de données canadiennes LangCanada.ca vous mènera vers :
    • Les organismes de formation linguistique (privés et publics) regroupés par province ou territoire;
    • Des milliers de ressources pédagogiques en langue seconde afin de pratiquer et d'améliorer vos compétences.
  • Aller à la page du Bureau des ressources humaines du gouvernement du Nouveau-Brunswick pour trouver :
    • Dix avantages de l'apprentissage et de l'utilisation d'une autre langue
    • Des conseils pour maintenir vos nouvelles compétences linguistiques - Exemples d'activités pour maintenir les acquis dans une nouvelle langue.

Coûts du bilinguisme

Évitez les mauvaises surprises. Les coûts du bilinguisme devraient être prévus et intégrés dans toutes les catégories budgétaires appropriées.

Afin de rejoindre adéquatement, et selon votre stratégie de communication, tant la clientèle francophone qu'anglophone, il est important, dès le départ, d'ajouter les coûts d'adaptation et de traduction de votre projet à ceux de graphisme, d'impression et de distribution. De cette façon, la répartition du budget et la recherche de financement se fera en tenant compte de l'ensemble des coûts réels du projet.

Les coûts du bilinguisme sont aussi dans les activités quotidiennes de l'organisation. La coordination des activités reliées au bilinguisme prend du temps et mobilise certaines ressources, d'où la nécessité d'en tenir compte dans l'élaboration du budget. Aussi, à ces coûts du bilinguisme, il faudra inclure les dépenses de formation destinées aux membres de votre organisation.

Pour plus de détails concernant les coûts, référez-vous aux listes de vérification pour la traduction et l'interprétation ainsi qu'à l'information sur le formatage bilingue, toutes incluses dans la trousse d'information supplémentaire.

Étapes de suivi

Le maintien du nouveau statut bilingue de votre organisation demandera des efforts continus et de la vigilance. Il est essentiel de prendre le temps de faire régulièrement un bilan de la situation pour évaluer la satisfaction des membres et des employés et pour planifier les prochaines étapes du plan d'action.

Établissez un plan de suivi :

  • Confirmez et renouvelez l'intérêt de votre organisation envers le bilinguisme au besoin.
  • Évaluez vos progrès en :
    • développant des indicateurs de rendement à partir desquels vous mesurerez vos résultats;
    • complétant à nouveau l'outil de contrôle et d'évaluation;
    • sondant vos membres/clients à l'aide des questionnaires que vous trouverez dans la trousse d'information supplémentaire.
  • Révisez les points précédents et apportez les correctifs nécessaires à votre plan d'action.
  • Célébrez et faites connaître les succès et les impacts positifs de votre initiative.

Contactez-nous

Pour nous faire part de vos questions et commentaires au sujet de Vers une organisation bilingue, nous vous invitons à communiquer avec nous en remplissant le formulaire en ligne Qu'en pensez-vous? ou à communiquer avec nous en utilisant l'une des autres options disponibles.